Finalist 2008 – Monique Kuylaars

Monique ML Kuylaars, Commercial Manager Non Direct Markets voor Europa, Midden Oosten, Afrika, India en Rusland van Cimcool Industrial Products B.V., was in 2008 de enige vrouw in de finale van de Exportmanager Award.

Cimcool is een specialist op het gebied van metaalbewerkingsvloeistoffen, anders gezegd koel- en smeerstoffen, industriële lubricants en cleaners voor de metaalbewerkende industrie en de glasindustrie. Cimcool produceert in Vlaardingen sinds 1959 en heeft een exportaandeel van ca 95%. Voor Fenedex reden om in een vraaggesprek meer te weten te komen over de exportaanpak van Cimcool en de visie van Monique Kuylaars.

Laboratorium.

Hoe ben je in de export terecht gekomen? Bij toeval?

Export is mij zeker niet overkomen. Als kind had ik al interesse in reizen en ben vaak met mijn ouders naar het buitenland geweest. Ik kom uit Noord Limburg en ben vlak bij de Duitse grens opgegroeid. Mijn blik was dus al vroeg over de landsgrenzen gericht. Talen hebben mij ook altijd al aangesproken. Tijdens mijn HEAO opleiding heb ik naast het verplichte Duits en Engels, op eigen initiatief Italiaans geleerd en later tijdens mijn werk heb ik een aantal cursussen Frans gevolgd.

Ik heb mijn HEAO opleiding in 2 landen gevolgd: Commerciële Economie bij HEAO in Arnhem en HEAO Logistiek in Duitsland. Mijn stages heb ik gevolgd bij Siemens in München en bij Schering in Berlijn en hiermee werd de basis voor een carrière in de export gelegd.

Taal en cultuur zijn de rode draad in mijn loopbaan. Hier mag binnen bedrij- ven meer aandacht aan worden besteed. Kennis van cultuur kan een succesfactor of juist een reden tot falen zijn in export. Binnen Cimcool heb ik een internationaal team opge- bouwd, zodat klanten door mensen met dezelfde cultuur, taal en gebruiken te woord worden gestaan.

Is kennis van de Engelse taal alleen genoeg om succesvol te zijn in export?

Het is fascinerend om te zien dat er bij 2 mensen uit andere landen 1 gemeenschappelijke taal is en er volop gecommuniceerd wordt. Dit is niet altijd Engels. Het is een belangrijke taal, maar kennis van andere talen is ook van belang. Ik zelf doe veel zaken in Oost Europa en Rusland. De Russische taal ben ik nog niet machtig en ik ervaar dit echt als een gemis. Ik ben dan ook van plan zo snel mogelijk Russisch te leren. Als je de taal van een land spreekt krijgen het land en de mensen een andere dimensie.

Zou je kunnen zeggen geen taal, geen markt?

Zo zwart/wit is het niet. Echter talen- kennis is wel heel belangrijk. Kijk alleen maar eens naar de Duitse markt. Je kunt er met Engels terecht, maar als je geen Duits spreekt duurt het veel langer om een vertrouwensband op te bouwen en een goede opening te vinden. Wanneer je je helemaal niet ver- diept in een taal of cultuur van een land dan zul je al snel problemen ondervinden.

Waar heb je de commerciële vaardigheden geleerd?

De basis is op de HEAO gelegd, hoewel dit met name een marketing basis was. De echte commerciële vaardigheden heb ik pas in de praktijk geleerd en ontwikkeld.

Tijdens mijn eerste baan bij een onderdeel van Corus, als assistente van de Europese sales en marketing manager op de afdeling marketing en sales, heb ik veel geleerd. Het werken met afnemers in veel verschillende landen. Maar ook hoe je export binnen het bedrijf moet organiseren en hoe belangrijk de samenwerking tussen de verschillende afdelingen is.

Je hebt geen technische achtergrond, maar je werkt wel in de technische sector. Hoe heb je je de materie eigen gemaakt?

De eerste tijd bij Cimcool heb ik heel veel moeten leren over metaalbewerking en de metaalindustrie. Ik heb meerdere technische cursussen over de producten, de productie processen en de toepassingsgebieden gekregen. Binnen Cimcool wordt veel aandacht besteed aan het bijbrengen van technische kennis voor commerciële mensen, maar wordt er ook gezorgd dat technische mensen oog voor commercie hebben. Wat belangrijk is, dat onze medewerkers in staat zijn om het gehele productieproces te kunnen analyseren en met de klanten een voorstel voor kostenbesparing, bijvoorbeeld hun tool-life of door het terugdringen van hun energie- & afvalkosten, kunnen ontwikkelen door toepassing van onze producten en kennis.

Hoe was de export bij Cimcool geregeld toen je er begon en hoe is situatie nu?

Toen ik ca 5 jaar geleden bij Cimcool begon lag de focus met name op de 8 eigen vestigingen die met name in West Europa de markt bewerkten. De verkoop naar alle overige landen in de EMEA regio liep via het hoofdkantoor in Vlaardingen onder leiding van 1 manager. Hoewel deze markten wel belangrijk waren, was er onvoldoende capaciteit om ze echt op- en uit te bouwen en werden de groeikansen onvoldoende benut. Hier moest verandering in komen en ik werd aangenomen door de nieuwe directie van Cimcool om de business unit Non Direct Markets op te zetten.

Deze afdeling werd verantwoordelijk voor de markten waar Cimcool geen eigen vestigingen heeft en is in 5 jaar tijd gegroeid van 1 naar 13 medewerkers, meestal regionaal aanwezig. Dit geeft de mogelijkheid om de wensen en eisen van de lokale markten binnen de organisatie beter te communiceren en bruggen te bouwen met onze partners in de meer dan 26 landen die wij bewerken. De bedoeling was om met meer lokale aanwezigheid onze partners en distributors beter te onder- steunen.

Hoe worden deze indirecte markten bewerkt?

Het Cimcool Non Direct Markets team werkt samen met de distributeurs in de landen waar geen eigen vestiging zit, meestal met 1 master distributeur per land.

Cimcool streeft ernaar haar partners zo zelfstandig en zelfredzaam mogelijk te maken. Ze moeten in principe net zo goed ingevoerd zijn als een eigen branche office. Het succesvol verkopen en ondersteunen van de producten van Cimcool vergt in eerste instantie veel training. Partners moeten zowel van het product, de applicatie als van het productieproces kennis hebben. Er wordt daarom altijd gebouwd aan een langdurige relatie. Met de partner in Spanje en Portugal wordt bijvoorbeeld al meer 20 jaar zaken gedaan en met de partner in Turkije zelfs al 30 jaar.

Wanneer wordt gekozen voor een eigen vestiging?

Cimcool voert hierin een heel stabiel beleid. Al bij de entree van de markt wordt bepaald of het een distributor markt is of niet en dit wordt zelden omgezet. Aan nieuwe distributeurs kan worden aangetoond dat dit het beleid is en dat ze niet zomaar aan de kant worden gezet na een aantal jaar. Hiermee zorg je voor wederzijds vertrouwen.

Hoe worden distributeurs gemanaged?

Met elke distributeur wordt een plan gemaakt. Er vindt meestal 1 à 2x per jaar lokaal overleg plaats om het plan te bespreken en de doelstellingen te checken. Daarnaast wordt 1x per jaar een meerdaagse European Technical conference belegd voor de distributeurs. Hier worden de partners getraind, op de hoogste gesteld van het laatste nieuws en worden succes stories gedeeld zodat van elkaar geleerd kan worden en relaties tussen distributeurs onderling ontstaan.

Het enthousiasme, de motivatie en leergierigheid van klanten en partners is echt genieten. Dat is wat export zo mooi maakt.

Hoe ziet jouw maand er uit?

Nou deze maand was ik in India en ik ben daarna naar Polen gegaan voor een conferentie. Verder ben ik op één dag op en neer naar Praag geweest en later deze maand moet ik nog naar Denemarken en naar een beurs in Oekraïne. Tussen alle reizen door vinden er vergaderingen in Vlaardingen plaats, waaronder budgetbesprekingen en het vaststellen van de marketing en sales strategie. Ik ben het dan ook volledig eens met uitspraken als “Export is meer dan een fulltime baan en export is topsport.”

Als export top sport is hoe behoud je dan je conditie?

In de vrije weekenden echt genieten en ook je rust nemen. Export is zeker geen 9 tot 5 job. Hier moet je je bewust van zijn en er ook echt voor kiezen. Je moet het leuk vinden om constant te schakelen en in andere situaties terecht te komen. Het geeft me veel energie en motivatie als je goed ontvangen wordt door je partners en klanten. Hun enthousiasme, motivatie en leergierigheid is echt genieten. Dat is wat export zo mooi maakt.

Je bent vaak in het buitenland, is al dat reizen wel nodig?

Absoluut! Face to face contact biedt veel meerwaarde ten opzichte van moderne communicatie middelen zoals WebEx, email en telefoon. Deze worden natuurlijk ook gebruikt, maar je moet je partners ook in de ogen kijken en ontmoeten. Door elkaar te ontmoeten kun je pas een echte relatie opbouwen.

Diepboor operatie op motorblok met half synthetische metaalbewerkingsvloeistof

De werkbezoeken aan onze distributeurs worden optimaal gebruikt. Er wordt vergaderd over de lopende projecten, over productontwikkelingen en de economie van het land etc. De daarop volgende dagen worden de key projecten en klanten bezocht samen met de distributeur. Tijdens deze bezoeken worden heel veel onderwerpen besproken en wordt een sterkere band opgebouwd. Dit zou met alleen telefoon, WebEx of e-mail nooit mogelijk zijn.

Hoe manage je de Non Direct Markets afdeling binnen Cimcool?

Twee maal per jaar komen we als com- pleet team bij elkaar. Sales en binnendienst moeten 1 team vormen. Tijdens deze bijeenkomst worden de successen, maar ook de dingen die mis gin- gen besproken. Daarnaast worden er ook teambuilding activiteiten georganiseerd. Dit varieert van Afrikaans trommelen en dansen tot gezamenlijk koken. Sociale interactie in een andere setting is heel belangrijk. Dit betaalt zich terug tijdens het werk.

Je bent zelf veel op reis. Heb je een rechterhand die het binnen van je overneemt?

Cimcool maakt gebruik van moderne communicatie middelen en een CRM systeem. Maar sinds 11⁄2 jaar is onze afdeling versterkt met een Internal Sales Coordinator. Zij is uitgegroeid tot spil van de afdeling en ondersteunt onze distributeurs en het non direct markets team met product informatie en lost eventuele problemen op. Bovendien is zij verantwoordelijk voor onze Non Direct Markets Newsletter die wij 3 x per jaar uitgeven.

Waarom is bij veel bedrijven het interne verhaal vaak een ondergeschoven kindje?

Vaak wordt het belang van een goede binnendienst niet erkend. Men is gefocusseerd op de orders die door sales worden binnen gehaald. Er wordt echter vaak vergeten, dat als het intern niet goed georganiseerd is, er geen succes mogelijk is. Binnen- en buitendienst hebben elkaar heel hard nodig en regelmatig overleg is noodzakelijk. De één kan niet zonder de ander!

Met welke ontwikkelingen in de markt heeft Cimcool te maken? Cimcool opereert op het snijpunt tussen metaal en chemie. De metaal- en de chemische industrie zijn zeer dynamisch en zij hebben te maken met veel uitdagingen, nieuwe technologieën en nieuwe Europese wetgeving zoals Reach en op het gebied van Health & Safety.

Neemt het managen van betalingsstromen nu een belangrijkere rol in tijdens de dagelijkse werkzaamheden?

Betalingscondities/beleid zijn altijd al belangrijk onderdeel geweest van mijn dagelijkse werk. Al tijdens de onderhandelingsfase wordt met een distributeur de financiële positie en reputatie meegenomen en gecontroleerd. Ook bestaande partners worden door Cimcool regelmatig gecontroleerd. Nieuwe distributeurs in nieuwe landen zijn in het begin financieel vaak wat minder sterk dan de distributeurs in mature markets. In Oekraïne en Rusland bijvoorbeeld zijn er enorme bedragen gemoeid voor de distributeur met het verkrijgen van vreemde valuta, heel anders dan in West Europa. Cimcool heeft eigen kredietlimieten ingebouwd en werkt daar actief mee.

Eisen jullie nu vaker vooruitbetaling?

Wij houden nu vast aan de eerder overeengekomen betalingsconditie in onze contracten en bewaken de kredietlimieten van onze partners. Bovendien werken wij met een actief herinneringsbeleid met betrekking tot opstaande rekeningen. In sommige landen waar er een groot betalingsrisico bestaat, werken wij uitsluitend met vooruitbetaling, zeker nu. Je kunt gemakkelijk vooruitbetaling eisen, maar de vraag is dan of de klant het nog wel kan kopen tegenwoordig.

Je was tijdens de Exportmanager Award de enige vrouwelijke finalist. Waarom werken er zo weinig vrouwen in de exportbuitendienst?

Een carrière in export heeft gevolgen voor je privé leven en is soms moeilijk, zeker als er ook jonge kinderen zijn. Maar er is veel talent onder vrouwen en bedrijven moeten vrouwen zeker een kans geven. Geen dwang en geen quotering, maar vrouwen dezelfde kansen bieden als mannen.

Het is voor bedrijven een verloren kans om niet voor vrouwen te kiezen bij export (niet alleen voor de administratieve functies). Man/vrouw zijn mag er niet toe doen. Het gaat om de persoon en de kaders die men weet te scheppen en er moet naar de kwalificaties van een persoon worden gekeken.

In sommige landen is het als vrouw moeilijker zaken doen. Daarom wordt ik door soms door mannelijke collega’s geflankeerd, maar dit is meestal gelukkig niet nodig. Ook niet in het Midden Oosten. Als je je werk goed doet en je de juiste kaders weet te scheppen, kun je als vrouw overal zaken doen!

Wat is jouw visie op export?

Ik geloof dat mensen, passie en een structureel beleid succes brengen. Niet alles kan altijd structureel verlopen, dat is inherent aan export. Maar er moet een goed kader worden gedefinieerd. Op die manier kun je ook in moeilijke tijden overleven.

Tot slot nog één vraag: zou je collega-exporteurs aanraden mee te doen aan de Exportmanager Award?

Ja zeker. Het is een leuk proces en zeker de moeite waard om mee te maken. Je moet er wel wat tijd in ste- ken, zeker als je een van de finalisten bent. Het is een goed moment voor zelf-reflectie over wat er in de afgelopen jaren gedaan en bereikt is. Voor mij was het een hele leuke en bijzondere ervaring!

Dit artikel verscheen eerder in de FenedexPress

Geef je op voor het Nationale Export Event

Meld je nu aan voor het Nationale Export Event op 1 november in Barneveld!

Copyright © Nationaal Export Event Theme by: Theme Horse Powered by: Wordpress